Рассылаем приглашения на мероприятие в календари

Как с помощью Marketing Cloud создать ссылку "Добавить [ваше мероприятие] в календарь" в Email рассылке приглашений.
На удивление много компаний не проводили вебинаров и вообще дистанционных активностей до сегодняшнего дня. Благо, столкновение с такой необходимостью могут смягчить уже имеющиеся инструменты. Сегодня поговорим о том, как Email рассылкой Marketing Cloud попасть в календари подписчиков

Шаг 1. Получение .ics файла

Для начала рассмотрим, что скрывается под ссылками вроде "Добавить в календарь", которые многие из нас получали по почте. Глубоко погружаться не будем, скажу только, что скрывается там ссылка на .ics файл, содержащий всю необходимую информацию для добавления мероприятия в календарь. Например, для Google Calendar он выглядит так:
Google Calendar .ics файл
BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//Google Inc//Google Calendar 70.9054//EN
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
X-WR-CALNAME:[Название календаря Google]
X-WR-TIMEZONE:Europe/Moscow
BEGIN:VEVENT
DTSTART:20200418T150000Z
DTEND:20200418T160000Z
DTSTAMP:20200419T131035Z
UID:[здесь ID календаря]@google.com
CREATED:20200419T131027Z
DESCRIPTION:
LAST-MODIFIED:20200419T131027Z
LOCATION:
SEQUENCE:0
STATUS:CONFIRMED
SUMMARY:[Название мероприятия] 
TRANSP:OPAQUE
END:VEVENT
END:VCALENDAR
Здесь мы видим даты и время проведения мероприятия, часовой пояс, заголовок, описание и прочие параметры.
Для разных календарей , будь то MS Outlook, Google Calendar или иные, данный файл можно получить разными способами. Например, алгоритм для Google Calendar описан в конце статьи. Вне зависимости от способа, на выходе мы должны получить .ics файл, скаченный на ваш компьютер.

После того, как получен файл, можно приступать к следующему шагу

Шаг 2. Загрузка .ics файла в Marketing Cloud

Загрузка .ics файла ничем не отличается от загрузки любого другого контента.
Заходим в Content Builder
Выбираем или создаём папку для файлов такого типа
Перетаскиваем файл из папки на компьютере в папку Content Builder
Подтверждаем загрузку
Выбираем наш загруженный файл и копируем ссылку на него
Идём с этой ссылкой в нужный шаблон Email
Важно: сразу позаботьтесь о правилах наименования файлов, чтобы не запутаться, когда их станет много. Определите шаблон, например: YYYY-MM-dd_HH-mm_-_HH-mm_Type_Name.ics (дата, время начала, время окончания, тип мероприятия,название) Этот шаблон также поможет вам с автоматизацией рассылки расписания мероприятий

Шаг 3. Настройка Email с приглашением в календаре

Теперь встроим ссылку в наше Email сообщение.
Для этого здесь же, в Content Builder, выбираем нужное нам письмо, и в нём на текст "Добавить в календарь" (или схожий по смыслу) навешиваем ссылку, которую скопировали на предыдущем шаге.

Если в письме требуется указать несколько мероприятий, для каждого необходимо скачать свой .ics файл, загрузить в Content Builder, скопировать и вставить ссылки как описано выше.

Когда мероприятия у нас поставлены на поток, а данные о них приходят из другой системы (например, из Sales/Service Cloud), стоит задуматься о подготовке динамического шаблона Email, который с помощью AMPScript будет по нужным критериям выбирать в письмо только нужные данному подписчику вебинары.

Но об этом поговорим в другой раз.

Как скачать .ics файл в Google Calendar

  1. Создать новый временный календарь в списке календарей
  2. Создать или скопировать существующее мероприятие в новый календарь
  3. В настройках календаря экспортировать и скачать календарь
  4. Удалить мероприятие из временного календаря (это нужно, чтобы в следующий раз не выгрузить лишние мероприятия)
  5. Повторить 2-4 для каждого нового мероприятия по необходимости